依據美國《移民與國籍法》第 274A 條及 2026 年 3 月 16 日更新內容
一、 什麼是 I-9 表格？
I-9 表格，即「就業資格核查表」（Employment Eligibility Verification），是美國移民局製做的就業資格規查表，用以證明在美國受僱就業個人的身分和就業許可。每位雇主都有責任為所有在美國受雇的個人填寫I-9表格，且雇主需將文件保留至指定期限，以接受美國政府授權之檢查。
未按規定填寫可能導致嚴重罰款，根據公開資訊，截至2024年底，因I-9表格合規問題被處以最高金額罰款的紀錄之一，是針對一家活動策劃公司，該公司因未在其797名員工的I-9表格第2部分簽字，而被罰款約60.5萬美元。
為避免實質性文書違規，建議雇主應依據最新指南審閱內部流程，必要時諮詢法律顧問以規避法律風險。
二、 I-9執行摘要
- 檢查啟動： 行政檢查由「檢查通知書」(NOI) 啟動，雇主通常有 3 個工作日 準備表格及薪資證明、員工名單等文件。
- 修正機制： 若發現技術性或程序性錯誤，雇主有 10 個工作日的修正期；實質性違規或逾期未改者，將面臨罰款。
- 2026 年執法重點： 美國移民和海關執法局 (ICE) 於 2026 年 3 月 16 日更新指南，嚴格規範了 Section 1、2 及補充表 A、B 的填寫標準，並明確了「實質性文書違規」的範疇。
- 罰款與申訴： 罰款根據違規比例及企業規模等五大因素調整。雇主收到罰款意向通知 (NIF) 後，可於 30 日內 申請聽證。
三、 詳細檢查程序與結果通知
1. I-9 檢查程序
- 送達 NOI： 國土安全調查局 (HSI) 送達通知。
- 合規檢查： 幹員審核表格與佐證文件（如公司章程、商業執照）。
- 修正期： 針對非實質性錯誤提供至少 10 個工作日的更正時間。
2. 檢查結果通知類型
- 可疑文件通知 (Notice of Suspect Documents)： 文件與雇員不符或無效。
- 差異通知 (Notice of Discrepancies)： HSI 無法確認資格，需員工補充證明。
- 合規信： 確認企業符合要求。
- 警告通知 (Warning Notice)： 針對首犯且預期未來合規的實質性違規。
- 罰款意向通知 (NIF)： 針對嚴重或未修正之違規。
四、 2026 年 3 月 16 日最新版實質性文書違規清單
1. 一般與系統違規
- 未準備或未出示 I-9 表格。
- 未及時完成各部分填寫。
- 在波多黎各以外地區使用西班牙語版本。
- 違反電子儲存或安全簽名標準。
2. 各章節常見錯誤
- Section 1 (員工)： 未填寫完整法定姓名、勾選多個身分選項、未簽名或未填寫身分證明號碼（如 A-Number）。
- Section 2 (雇主)： 未在入職 3 個工作日內實體檢查文件；使用遠端核驗卻未勾選「替代程序」方框；缺少僱用日期或授權代表簽名。
- 補充表 A & B： 缺少代填人資訊；重新核查時未在到期日前完成或記錄文件細節。
五、 行政訴訟與法律後果
- 申訴權利： 收到 NIF 後 30 天內可向 OCAHO 申請行政法官聽證。若逾期，ICE 將發出不可上訴的「最終裁定」。
- 罰款計算： 違規數量 / I-9 總數 = 違規百分比。調整因素包含：企業規模、誠信度、違規嚴重性、是否涉及非法外籍勞工、過往紀錄。
- 文件欺詐 (INA § 274C)： 涉及偽造、竄改文件者，HSI 可啟動行政訴訟，違規員工可能面臨驅逐出境且永久禁止入境。